как правильно начислить отпускные

Одним из ключевых этапов предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков является начисление и выплата им отпускных. Разумеется, эти кадровые решения нужно реализовывать правильно, с учетом всех требований действующего законодательства. Предлагаем разобрать ситуации, связанные с расчетом среднего заработка для целей оплаты отпуска, с которыми чаще всего приходится сталкиваться на практике.

Для начала напомним, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан, работающих по трудовому договору1. По общему правилу ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней2. В ряде случаев сотрудникам положены и дополнительные оплачиваемые отпуска3. Причем при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском4.

И хотя сотрудники используют отпуска в течение всего календарного года, конец весны и лето традиционно являются в нашей стране сезоном массовых отпусков. Наступление мая означает, что у бухгалтеров и кадровиков значительно прибавляется работы, связанной с начислением отпускных и оформлением всех необходимых для предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков документов.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно на основании графика отпусков, составленного и утвержденного не позднее чем за 2 недели до начала календарного года5.

Право на использование первого очередного отпуска возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон этот отпуск может быть предоставлен сотруднику и до истечения 6 месяцев6.

Кроме того, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск возможно разделить на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней7.

На период ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется не только место работы (должность), но и средний заработок, то есть отпускные8.

Фактически для начисления отпускных работодателю необходимо:
- определить продолжительность отпуска (количество календарных дней);
- рассчитать средний дневной заработок сотрудника;
- начислить сумму отпускных, которая определяется как произведение среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.

Продолжительность отпуска устанавливает-ся бухгалтером на основании приказа (распоряжения) работодателя о предоставлении отпуска работнику (при его подготовке используются унифицированные формы № Т-6 и Т-6а9).

При подсчете количества календарных дней отпуска следует учитывать, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются10. Иными словами, на нерабочие праздничные дни отпуск удлиняется лишь фактически, поскольку оплате в виде отпускных подлежат лишь календарные дни, которые включаются в отпуск.

Пример 1

Если отпуск предоставляется сотруднику с 6 июня 2011 года на 10 календарных дней, то фактически он продлится до 16 июня 2011 года (то есть 11 календарных дней), поскольку 12 июня 2011 года (нерабочий праздничный день) в число календарных дней отпуска включаться не будет. Но средний заработок (отпускные) будет за работником сохранен лишь на 10 календарных дней.


Порядок расчета среднего заработка, в том числе для целей начисления отпускных, регламентируется статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее - Положение)11.

Расчет среднего заработка для целей оплаты отпуска документально отражается в записке-расчете (форма № Т-60), которая должна быть подготовлена бухгалтерией.

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда и применяемые у работодателя виды выплат, независимо от их источников.

Кроме того, при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который сохраняется средняя заработная плата. Причем календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Важно помнить, что средний дневной заработок для целей оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, а также выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за период, равный 12 календарным месяцам, непосредственно предшествующим месяцу, в котором предоставляется отпуск, путем деления суммы начисленной за указанный период заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

При определении среднего дневного заработка в расчете будут участвовать не только суммы, начисленные работнику в соответствии с установленным ему окладом (тарифной ставкой или сдельной расценкой), но и все иные составляющие заработной платы:
- выплаты за работу в нерабочие праздничные и выходные дни;
- выплаты за сверхурочную работу;
- районные коэффициенты и процентные надбавки;
- доплаты за совмещение должностей;
- доплаты за работу в ночное время и др.

Положение предусматривает, что при расчете среднего заработка не учитываются лишь произведенные в пользу сотрудника выплаты социального характера, а также иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.)12.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью (либо отдельные промежутки времени из него исключались на основании пункта 5 Положения), то среднемесячное количество календарных дней не полностью отработанного месяца определяется расчетным путем.

В таких ситуациях производится деление среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножение полученного результата на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в данном месяце. В итоге средний дневной заработок рассчитывается делением суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на среднемесячное число календарных дней (29,4), умноженное на количество полных календарных месяцев, и количество календарных дней в месяцах, которые не были отработаны полностью.

Пример 2

Очередной отпуск предоставляется работнику с 6 июня 2011 года на 14 календарных дней. Он работает по 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Зарплата состоит из оклада (18 000,00 руб.) и надбавки за квалификационную категорию (10% к окладу). В августе 2010 года сотрудник находился в отпуске (с 16 по 29), а с 27 декабря 2010 года по 10 января 2011 года он болел.

Расчетный период для определения среднего дневного заработка в данном случае охватывает июнь 2010 года - май 2011 года.

Сумма вознаграждения, которая участвует в расчете среднего дневного заработка, составит 224 295,65 руб. ((18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. х 10%) х 10 мес. + (18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. х 10%) / 22 дн. х 12 дн. + (18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. х 10%) / 23 дн. х 18 дн.).

Среднемесячное количество календарных дней, за которое вознаграждение начислено, равняется 325,30 дн. (29,4 дн. х 9 мес. + 29,4 дн. / 31 день х 17 дн. + 29,4 дн. / 31 день х 26 дн. + 29,4 дн. / 31 день х 21 дн.).

В итоге средний дневной заработок составит 689,50 руб. (224 295,65 руб. / 325,30 дн.), а сумма отпускных за период с 6 по 20 июня 2011 года - 9653,00 руб. (689,50 руб. х 14 дн.).


В случае, когда сотрудник в течение всего расчетного периода не работал, и зарплата ему не начислялась, для определения среднего заработка используют предшествующие 12 календарных месяцев, в течение которых зарплата выплачивалась13. Такая ситуация может возникнуть, например, когда женщина находилась сначала в декретном отпуске, потом в отпуске по уходу за ребенком, а затем сразу же ушла в очередной оплачиваемый отпуск. Получается, что в 12 месяцах перед месяцем начала отпуска ни отработанного времени, ни начислений по заработной плате у работника не будет. Поэтому для расчета нужно использовать предшествующие 12 месяцев.

Пример 3

Сразу же после окончания отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет работнице предоставляется очередной отпуск (с 16 июня 2011 года на 28 календарных дней). Отпуск по беременности и родам, после которого предоставлялся отпуск по уходу за ребенком, начался 20 октября 2009 года. Перед отпуском по беременности и родам сотрудница работала с окладом 15 000,00 руб., а в августе 2009 года (с 10 по 24) была временно нетрудоспособна.

Расчетный период для определения среднего дневного заработка в данном случае - сентябрь 2008 - август 2009 года.

Средний дневной заработок составит 507,37 руб. ((15 000,00 руб. х 10 мес. + 15 000,00 руб. / 21 дн. х 10 дн. + 15 000,00 руб. / 22 дн. х 13 дн.) / (29,4 дн. х 10 мес. + 29,4 дн. / 31дн. х 16 дн. + 29,4 дн. / 31дн. х 19 дн.)). В итоге, сумма отпускных - 14 206,36 руб. (507,37 руб. х 28 дн.).


Поскольку в расчете средней зарплаты участвуют все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя независимо от источников этих выплат, выплаченные работнику в расчетном периоде премии также необходимо включать в расчет14.

Особенности включения премий в расчет отпускных определены в пункте 15 Положения. Из него следует, что в расчет необходимо включать:
- ежемесячные премии и вознаграждения;
- премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц;
- вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий отпуску календарный год.

Кроме того, все премии учитываются при определении среднего заработка для целей оплаты отпуска только в том случае, если они начислены в расчетном периоде. Исключение составляет только премия по итогам работы за год, поскольку она участвует в расчете независимо от времени ее начисления, если полагается работнику за предшествующий отпуску календарный год.

В случае, когда расчетный период отработан полностью, то все премии включаются в расчет целиком. Если же сотрудник не полностью отработал период, за который ему выплачены премии, то включение их в расчет будет зависеть от того, каким образом они были начислены:
- премия, начисленная пропорционально отработанному времени, включаются в расчет среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм;
- премию, начисленную в абсолютной величине, необходимо пересчитать пропорционально отработанному в расчетном периоде времени.

Также нужно помнить, что фактически начисленные сотруднику премии включаются в расчет таким образом, чтобы за каждый месяц расчетного периода в него попадало не более одной выплаты за каждый показатель премирования.

Пример 4

Работник трудится в компании с 8 ноября 2010 года. С 14 июня 2011 года ему предоставляется очередной отпуск на 14 календарных дней. Согласно положению о премировании работникам начисляются квартальные премии за фактически отработанное время в размере 50% от оклада. Также по итогам работы за год в декабре сотрудникам начисляются премии в размере оклада (независимо от отработанного в этом году времени).

Расчетный период для определения среднего дневного заработка - ноябрь 2010 - май 2011 года.

Данные о полученном в расчетном периоде вознаграждении приводятся в таблице:

В итоге средний дневной заработок составит 787,26 руб. ((137 142,86 руб. + 16 212,00 руб. + (20 000,00 руб. / 12 мес. х 2 мес.) / 141 дн. х 138 дн.) / 198,94 дн.). Сумма отпускных - 11 021,64 руб. (787,26 руб. х 14 дн.).


Как известно, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случае временной нетрудоспособности сотрудника15. В зависимости от того, решит ли работник продлять свой отпуск или переносить его на другой срок, следует при необходимости корректировать расчеты.

Так, если работник будет продлять отпуск, никаких перерасчетов делать не нужно, так как дни отпуска уже были сотруднику оплачены, а за период временной нетрудоспособности нужно начислить пособие по временной нетрудоспособности. По этой же причине записку-расчет по форме № Т-60 не составляют.

Пример 5

По графику отпусков очередной отпуск предоставлен работнику с 6 июня 2011 года на 14 календарных дней. За период отпуска ему выплачены отпускные в сумме 9524,00 руб., рассчитанные из среднего дневного заработка в размере 680,27 руб.

Во время отпуска сотрудник болел с 10 по 21 июня. По его заявлению отпуск был продлен на число дней болезни.

В итоге за период с 10 по 21 июня работнику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности, а отпуск будет продлен на 10 календарных дней и завершится 1 июля 2011 года.


Если же работник не продлял отпуск, а приступил к исполнению трудовых обязанностей, работодателю необходимо произвести удержание отпускных за период, совпавший со временем нетрудоспособности. Ведь за эти дни на основании больничного листа, который представит работник, нужно начислить пособие по временной нетрудоспособности, а не отпускные. Когда же сотрудник в дальнейшим решит использовать оставшиеся дни отпуска, работодателю придется заново начислить отпускные. Разумеется, что и расчетный период в такой ситуации изменится.

Пример 6

Воспользуемся данными примера 5, изменив ситуацию. После выздоровления сотрудник выходит на работу, а не продляет свой отпуск.

Тогда за 10 календарных дней отпуска, совпавших с временной нетрудоспособностью (с 10 по 21 июня), нужно удержать сумму отпускных в размере 6803,70 руб. (680,37 руб. х 10 дн.), начислив работнику за эти дни пособие по временной нетрудоспособности.


В случае повышения заработной платы работодателем выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, корректируются по правилам, установленным в пункте 16 Положения.

Заметим, что индексировать средний заработок надо только тогда, когда повышение окладов (тарифных ставок) происходит одновременно по всей организации (филиалу, иному структурному подразделению).

Пересчету подлежат не все виды выплат. Корректируются тарифные ставки и оклады, а также выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (проценты, кратность). Выплаты, установленные в диапазоне значений или в абсолютных значениях, не индексируются. Причем под выплатами, установленными в диапазоне значений, следует понимать начисления, которые производятся, к примеру в размере от 10 до 50% должностного оклада, до 100% оклада и т.п.16

Если в пределах расчетного периода заработная плата повышалась несколько раз, рассчитывается и несколько коэффициентов. При этом учитывается именно повышение заработка. При понижении зарплаты перерасчет не производится.

Порядок применения коэффициента индексации зависит от того, когда произошло повышение: в расчетный период; после расчетного периода, но до наступления отпуска; в период отпуска.

В ситуации, когда повышение произошло в пределах расчетного периода, выплаты, начисленные работнику до повышения зарплаты, умножаются на коэффициенты, рассчитанные путем деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце их последнего повышения, на тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Пример 7

Сотруднику предоставляется отпуск на 14 календарных дней с 9 июня 2011 года. В расчетном периоде в целом по организации несколько раз изменялись оклады: 1 августа 2010 года - с 15 000 до 20 000 руб., 1 января 2011 года - с 20 000 до 22 000 руб., а 1 апреля - с 22 000 до 20 000 руб.

Кроме того, по положению о премировании работнику начисляется ежемесячная премия в размере от 20 до 50% от начисленного вознаграждения (по результатам работы). В августе 2010 года (с 9 по 22) сотрудник 14 календарных дней находился в очередном отпуске.

Данные о полученном вознаграждении приводятся в таблице:

Коэффициенты индексации составят:
- для июня - июля 2010 года - 1,47 (22 000,00 руб. / 15 000,00 руб.);
- для августа - декабря 2010 года - 1,1 (22 000,00 руб. / 20 000,00 руб.).

В итоге средний дневной заработок окажется равным 1087,48 руб. ((15 000,00 руб. + 1500,00 руб.) х 2 мес. х 1,47 + (10 909,09 руб. + 1090,91 руб. + (20 000,00 руб. + 2000,00 руб.) х 4 мес. х 1,1 + 22 000,00 руб. х 3 мес. + 2200,00 руб. х 3 мес. + 20 000,00 руб. х 2 мес. + 2000,00 руб. х 2 мес. + 94 110,00 руб.) / 339,52 дн.).

Сумма отпускных составит 15 224,72 руб. (1087,48 руб. х 14 дн.).


Если повышение произошло после расчетного периода, но до ухода работника в отпуск, индексируются не выплаты, а средний заработок, исчисленный за расчетный период в целом.

Пример 8

Воспользуемся условиями примера 3. За время нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком оклады в организации увеличились до 25 000,00 руб. В таком случае коэффициент индексации составит 1,67 (25 000,00 руб. / 15 000,00 руб.), а сумма отпускных - 23 724,62 руб. (507,37 руб. х 1,67 х 28 дн.).


Если же повышение произошло во время нахождения работника в отпуске, пересчитывается часть отпускных, начиная с даты повышения заработной платы и до окончания отпуска.

Пример 9

Сотрудник находится в очередном отпуске с 23 мая по 5 июня 2011 года. Отпускные выплачены в мае 2011 года из расчета среднего дневного заработка 855,00 руб. С 1 июня 2011 года по организации в целом произошло повышение окладов на 50 %.

В этом случае нужно проиндексировать отпускные за дни, приходящиеся на июнь 2011 года. Поскольку отпуск у сотрудника с 23 мая по 5 июня, то корректируется период с 1 по 5 июня 2011 года.

В итоге сумма к доплате составит 2137,50 руб. (855,00 руб. х 50% х 5 дн.).


По соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и впоследствии сотруднику можно устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю с оплатой труда, пропорциональной отработанному времени, либо в зависимости от выполненного объема работ17.

И хотя работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, исчисление трудового стажа и правила начисления среднего заработка, фактически размер отпускных у работников снизится.

Пример 10

До января 2011 года сотрудник работал на полную ставку с окладом 20 000,00 руб. С 1 января 2011 года по соглашению с работодателем ему был установлен неполный рабочий день (0,5 ставки с оплатой за фактически отработанное время). По графику отпусков очередной отпуск работнику предоставляется с 15 июня 2011 года на 14 календарных дней.

В данном случае расчетный период для начисления отпускных - июнь 2010 года - май 2011 года.

Средний дневной заработок составит 538,55 руб. ((20 000,00 руб. х 7 мес. + 20 000,00 руб. х 0,5 х 5 мес.) / (29,4 дн. х 12 мес)).

В итоге сумма отпускных - 7539,70 руб. (538,55 руб. х 14 дн.).


В завершение напомним, что о времени нача-ла отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели18. Выплата отпускных производится не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (вне зависимости от его продолжительности)19. При нарушении этого срока работодатель обязан выплатить работнику компенсацию в виде процентов. Их размер должен быть не ниже 1/300 действующей в это время ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты отпускных по день фактического расчета включительно20.

Таким образом, при начислении и выплате отпускных важно не допускать ошибок. Это позволит не только избежать конфликтов с работниками, но и повысит эффективность их работы после полноценного отдыха в отпуске.


1) ч. 5 ст. 37 Конституции РФ

2) ч. 1 ст. 115 ТК РФ

3) ст. 116-119 ТК РФ

4) ч. 2 ст. 120 ТК РФ

5) ч. 1 ст. 122, ч. 1 ст. 123 ТК РФ

6) ч. 2 ст. 122 ТК РФ

7) ч. 1 ст. 125 ТК РФ

8) ст. 114 ТК РФ

9) утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

10) ч. 1 ст. 120 ТК РФ

11) утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

12) п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

13) п. 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы

14) пп. "н" п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы

15) ч. 1 ст. 124 ТК РФ

16) письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337-17

17) ст. 93 ТК РФ

18) ч. 2 ст. 123 ТК РФ

19) ч. 9 ст. 136 ТК РФ

20) ст. 236 ТК РФ