как правильно писать характеристику

Практически каждому сотруднику отдела кадров в любой организации рано или поздно приходится писать характеристику на своих сотрудников. Гораздо сложнее тем специалистам, которые сталкиваются с этим ответственным делом впервые. Как правильно написать характеристику, чтобы она соответствовала всем нормам и требованиям?

Как таковых документов, которые бы определяли правила и нормы написания характеристики сегодня не существует. Поэтому все характеристики составляются специалистами кадровой службы в соответствии с их образованием, опытом работы, практикой, стандартами, принятыми в организации делопроизводства и т.д.

Для того чтобы начинающим сотрудникам кадровых служб было значительно легче справляться с данной работой, мы приведем некоторые стандартные примеры оформления характеристик. Это общие негласные правила, которые соблюдаются практически во всех организациях. Начнем с определения.

Что такое характеристика? Характеристика – официальная документация, в рамках которой дается оценка личных и деловых качеств сотрудников, работающих в той или иной организации. В характеристике необходимо указать личные данные сотрудника. К ним относится фамилия, имя, отчество, год рождения, дата рождения и т.д. Также вам необходимо указать занимаемую должность, как давно специалист занял должность в вашей организации, какую имеет квалификацию. Далее идет основная часть характеристики. В ней вам необходимо предоставить сведения об отношении к занимаемой должности, к выполнению своих должностных обязанностей. Как специалист относится к профессиональному росту, как вы сможете описать его моральные качества, какие черты характера ему помогают в работе, а какие мешают и т.д. Характеристика должна составляться представителем административного аппарата, который непосредственно отвечал за работу данного сотрудника. Именно это человек сможет наиболее объективно охарактеризовать работу специалиста, так как ежедневно сталкивался с его работой, знает положительные и отрицательные стороны сотрудника не только как ценного кадра в организации, но и как человека со своими жизненными проблемами и заботами. Ведь не для кого не секрет, что именно личная жизнь во многом влияет на нашу рабочую деятельность, если человек переживает стресс, то он не сможет отдать свои силы на развитие по карьерной лестнице. Однако если руководитель поможет ценному сотруднику, то через некоторое время специалист сможет с благодарностью приняться за свою работу, выполнять должностные обязанности с большим желанием. Любая характеристика заверяется печатью организации и подписью. Человек, который заверил документ своей подписью, полностью несет ответственность за информацию, изложенную в характеристике.

Различают несколько разновидностей характеристик, в зависимости от цели их составления. Бывает внутренняя характеристика работника и внешняя характеристика работника. В первом случае характеристика необходима для использования ее в пределах стен организации. Во втором же случае она составляется для предоставления другим организациям по запросам сторонних служб, предприятий и организаций.

Внешняя характеристика сотрудника. Как правило, запрашивается самим специалистом для предоставления ее в сторонние организации. Мест, где может пригодиться данный документ может быть огромное множество. К примеру, характеристика с места работы может понадобиться для поступления в учебное заведение, для того чтобы взять кредит в банке и т.д. Однако есть и более серьезные инстанции, где может понадобиться характеристика с места работы. К примеру, в судебных разбирательствах по разным вопросам. Если ваш специалист проходит по делу, как подозреваемый. Также характеристика нужна в государственных органах, если рассматривается вопрос о награждении вашего специалиста или наказании его. На сегодняшний день, по заверению сотрудников кадровой службы, наиболее сложной для составления является характеристика, которую запрашивают адвокаты, органы (должностные лица), в работе которых находится дело о совершении правонарушающего деяния, главным подозреваемым в котором выступает сотрудник вашей организации.

Внутренняя характеристика. То, когда сотрудники кадровой службы имеют право составлять внутреннюю характеристику, должно четко регламентироваться нормативными актами и документами, принятыми руководством организации, заверенные печатью и росписью директора или другого должностного лица, в чьи права и обязанности входит составление подобной документации. Как правило, внутренняя характеристика на сотрудника запрашивается в том случае, если его планируется перевести на другую, более вакантную должность, наградить благодарственным письмом, денежной премией или, напротив, лишить премии за какой-либо проступок, связанный с выполнением его должностных обязанностей. Как правило, во внутренней характеристике, основной акцент делается на трудовой деятельности сотрудника. В некоторых случаях в данном документе указываются данные того должностного лица, по чьей просьбе была составлена характеристика.

В характеристике должен присутствовать пункт об объемах выполняемой работы. При положительной характеристике указывается, что сотрудник всегда выполняет порученные ему задания точно в срок, может работать с большими объемами информации, анализировать полученные данные. При этом он, несмотря на загруженность, всегда успевает присутствовать в рабочих совещаниях, вносить свои рекомендации и предложения.

Если вы составляете отрицательную характеристику, то можете указать, что специалист активно вовлечен в разнообразные проекты организации. Он отдает делу много сил и времени. Однако далеко не всегда его работа может привести к положительным результатам, которых от него ожидает руководитель. Например, ряду важных для организации задач не было уделено достаточного внимания. Здесь вы можете перечислить конкретные задачи, которые ваш сотрудник проигнорировал.

Характеристика умения принимать ответственные самостоятельные решения, анализировать. Здесь указывается, может ли сотрудник собирать большой объем данных, анализировать его, прослеживать единую нить изменений, делать правильные выводы, а также брать на себя ответственность за принятие этих выводов. Это очень важная деталь, так как многие руководители не решаются взять ответственность на себя. А есть простые специалисты, которые быстро, в сжатые сроки, могут не только проработать большой объем информации, но и сделать правильный вывод из полученных данных.