как правильно заполнить счет фактуру

Новой формы счета-фактуры бухгалтеры ждали уже давно. По сути именно из-за того, что Правительство затягивало утверждение нового шаблона счета-фактуры, бизнес не мог перейти на электронный оборот этими документами.

Конечно, правила обмена счетами-фактурами в «цифровом» формате были разработаны и, мало того, вступили в силу уже давно. Речь идет о приказе Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н, утвердившем «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». Но для того, чтобы реально им воспользоваться, нужно было дождаться утверждения ФНС России форматов документов для выставления счетов-фактур, а налоговики решили «потерпеть», пока появится новая форма счета-фактуры.

Сразу скажем, что налоговое ведомство среагировало довольно быстро. Как только в свет вышли новые формы счетов-фактур, ФНС были разработаны форматы документов, используемых для их выставления: извещения о получении, подтверждений даты отправки и получения, уведомления об уточнении счета-фактуры (приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@).

Применять новые формы счетов-фактур можно уже сейчас. Но из-за того, что постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 (которым в общем-то и были утверждены «свежие» шаблоны счетов-фактур, журнала их учета, книг покупок и продаж) было опубликовано с опозданием, актуальными остаются старые формы. Правда, недолго – до 1 апреля этого года (письмо Минфина России от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11).

Итак, что же это за зверь такой – новый счет-фактура?

Кодовая составляющая
Новая форма счета-фактуры приобрела несколько новых элементов.

Во-первых, это строка для указания номера и даты изменений.

Зачем появился такой элемент? Все очень просто: изменились правила внесения исправлений в счета-фактуры. Если прежде ошибки можно было исправлять в уже имеющемся документе, то новый шаблон исправлять нельзя. В случае неправильного заполнения счета-фактуры потребуется выставить новый экземпляр. Именно для отражения этого факта и предназначена строка «ИСПРАВЛЕНИЯ» (пример 1, <1>).

Заполнять этот реквизит нужно далеко не в каждом счете-фактуре. Если документ составляется впервые и не имеет ошибок, здесь проставляются прочерки. Заполняется строка только при выставлении второго экземпляра, взамен испорченного счета-фактуры. Номер и дата по строке 1 исправленного счета-фактуры будут те же, что и в первоначальном варианте документа.

Во-вторых, появилась строка для отражения валюты, в которой выставляется счет-фактура (пример 1, <2>). Этот реквизит является обязательным. Если строка окажется незаполненной, в вычете по НДС на основании этого документа налоговики могут отказать и будут абсолютно правы. Напомним, что требование об указании валюты, в которой выставляется счет-фактура, считается обязательным для исполнения уже давно. Просто раньше инспекторы не придирались к отсутствию соответствующих упоминаний просто потому, что для этого реквизита не находилось места в предыдущей форме. Сейчас же у них появились все основания «снять» вычет, если не указать валюту.

Помимо наименования валюты в данной строке необходимо вписать ее код. Они приведены в «ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000. Общероссийский классификатор валют» (утв. постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. № 405-ст). Например, российскому рублю соответствует цифровой код «643», евро – «978», американскому доллару – «840».

В-третьих, в новом счете-фактуре введены новые графы для указания цифровых кодов. Для заполнения каждой из них необходимо руководствоваться разными классификаторами.

Особые правила

Если оплата по договору установлена в у. е. или в сумме, эквивалентной определенной сумме в инвалюте, в счете-фактуре указывается валюта «российский рубль» и код 643.

Для заполнения графы 2 «Код единицы измерения» (пример 1, <3>) нужно использовать «ОК 015-94 (МК 002-97). Общероссийский классификатор единиц измерения» (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366). Например, если отгружается штучный товар, по графе нужно проставить код «796». А если компания продает в расчете за килограмм – «166».

Еще одна «кодовая» графа – графа 10 (пример 1, <4>), где указывается цифровой код страны происхождения товара. Эта графа, так же как и соседние графы 10а «краткое наименование» и 11 «Номер таможенной декларации», не заполняется только в двух случаях:

товар производится в России;
оформляется счет-фактура на аванс.
В противном случае здесь проставляются прочерки. В обеих ситуациях по графам проставляются прочерки.

Если счет-фактура заполняется на продажу продукции, произведенной за рубежом, при заполнении графы 10 указывается код в соответствии с «ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Общероссийский классификатор стран мира» (утв. постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст).

Пример 1 1 февраля ЗАО «Актив» отгрузило помидоры ООО «Пассив». Цена за килограмм – 50 руб. Количество отгруженных товаров – 100 килограммов. Продажа помидоров облагается по ставке 18 процентов. Оплата производится в рублях. Таким образом, стоимость партии помидоров без налога составила 5000 руб., а с НДС – 5900 руб. Адрес ЗАО «Актив»: 115561, г. Москва, ул. Садовая, д. 151. ИНН: 7715221040. КПП: 771501001. «Актив» производит отгрузку самостоятельно. Адрес ООО «Пассив»: 116321, г. Москва, ул. Лесная, д. 125. ИНН: 7729083775. КПП: 772906003. Счет-фактура будет заполнен следующим образом: скачать файл

Корректировочный счет-фактура
Еще одна разработка Кабмина – форма корректировочного счета-фактуры. Аналогов этому документу прежде не было.

Выставляются корректировочные счета-фактуры при изменении стоимости уже отгруженных товаров. Фактически здесь может быть только две ситуации:

изменение цены (тарифа);
уточнение количества отгруженной продукции.
Важно понимать, что корректировочный и счет-фактура, которым вносятся исправления в первоначально неправильно оформленный документ, – не одно и то же. Даже если изменения произошли в цене или количестве отгруженной продукции.

Минфин России успел уже дать некоторые уточнения по этому поводу. В частности, в письме от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44 говорится, что, если изменение цены товара произошло из-за технической ошибки, возникшей из-за неправильного ввода данных о цене и количестве отгруженных товаров, или же в связи с арифметической ошибкой, корректировочный счет-фактуру выставлять не следует. Корректировочный счет-фактура применяется, только когда речь заходит об изменениях в определенных условиях договора.

Выставлять корректировочный счет-фактуру можно только при наличии ряда документов (п. 10 ст. 172 НК РФ), а именно: договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения их цены или количества.

Это важно

Если обычный счет-фактуру необходимо исправить уже после составления корректировочных счетов-фактур к нему, то в дубликат обычного счета-фактуры вносятся сведения без учета данных, содержащихся в корректировочных документах. То есть те же цены и количество, которые были при отгрузке, до изменений.

Так же как и для обычных счетов-фактур законодатели установили для корректировочных обязательные реквизиты. Их отражение является принципиальным для получения вычета и возмещения НДС.

Итак, среди обязательных реквизитов должны оказаться:

наименование «корректировочный счет-фактура», порядковый номер и дата его составления;
номер и дата составления счета-фактуры, вносящего изменение в корректировочный счет-фактуру;
наименования, адреса и ИНН продавца и покупателя;
название товара (работы, услуги, передаваемых имущественных прав);
количество товаров до и после изменения условий договора;
наименование валюты;
цена до и после изменения;
стоимость всего количества товаров без налога до и после внесенных изменений;
сумма акциза по подакцизным товарам;
налоговая ставка;
сумма налога до и после изменения стоимости отгруженных товаров;
стоимость всего количества товаров с учетом НДС до и после изменения стоимости отгруженных товаров;
разница между показателями счета-фактуры, по которому осуществляется изменение стоимости отгрузки, и показателями, рассчитанными после изменений.
В принципе, заполнение корректировочного счета-фактуры подчиняется той же логике, что и при оформлении обычного счета-фактуры. Строка «ИСПРАВЛЕНИЕ КОРРЕКТИРОВОЧНОГО СЧЕТ-ФАКТУРЫ» заполняется только тогда, когда оформляется документ взамен «испорченного». В противном случае здесь ставятся прочерки. Коды определяются в соответствии с теми же классификаторами.

Минфин утверждает

Корректировочный счет-фактура не составляется, если итоговая цена партии товаров определяется после отгрузки на основании котировок. Такое уточнение было сделано Минфином России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-07-09/45.

Вносить исправления в корректировочный счет-фактуру нужно по тем же правилам, что и в обычный. Иными словами, если ошибка была совершена при заполнении первоначального корректировочного счета-фактуры, нужно также создать новый экземпляр корректировочного счета-фактуры.