как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
наименование должности – кто заверяет копию,
личная подпись,
расшифровка подписи,
дата заверения,
поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2011 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
28.12.2011 Печать

Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

листы нумеруются,
затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).
Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса